Как пенсионеру перейти на электронную трудовую книжку регламентируется Федеральным законом №439-ФЗ. В 2020 году в пенсионном законодательстве появилось еще одно новшество – электронный формат записей о трудоустройстве. Это нововведение вызвано требованием времени и позволяет облегчить учет кадровой информации.
Процедура ввода новой формы трудовой
Электронная трудовая книжка работающему пенсионеру, как и лицам, не достигшим пенсионного возраста, вводится с начала июля 2020 года. Государство устанавливает принцип добровольности при выборе электронной формы документа.
Но, в отличие от граждан, у которых трудовая книжка к данному моменту уже была оформлена, для поступающих на работу с начала 2021 года и в последующие периоды, бумажный бланк использоваться уже не будет.
Что будет со старой трудовой книжкой, ПФР ответил однозначно. Этот документ обладает одинаковой юридической силой с нововведенной формой. А если работник не желает заводить электронную книжку, его не могут к этому принуждать. Учет данных о трудоустройстве в бумажном формате по-прежнему сохраняется для тех, кто не захотел перейти на новый вариант.
Порядок передачи данных в ПФР для ведения электронного документа
Электронная форма документа ведется отделениями Пенсионного фонда РФ. Для этого всем предприятиям и организациям необходимо обеспечить ежемесячную передачу сведений об изменениях в кадровом составе – увольнениях, поступлениях на работу и перестановках персонала.
Сведения следует передавать не позже 15 числа каждого месяца, следующего за тем, в течение которого произошло отчетное событие, вносящее изменения в кадровый состав предприятия.
Новый порядок сопряжен для работодателя с необходимостью соблюдения следующих обязанностей:
- передача информации в Пенсионный фонд по форме СЗВ-ТД, с обеспечением технической возможности выполнения указанных функций;
- с начала 2021 года уведомлять ПФР о поступлении на работу или увольнении сотрудника не позже, чем по истечении следующего рабочего дня от момента выхода соответствующего распорядительного документа по предприятию;
- обеспечение достоверности передаваемой информации.
За допущенные при передаче сведений нарушения предусмотрена административная ответственность, согласно действующему КоАП РФ. В соответствии с требованиями ст. 15.33.2, размер административного штрафа в отношении должностных лиц, допустивших передачу искаженной информации в ПФР, составляет от 300 до 500 рублей.
Действия работников при переходе на новую форму документа
Данные обрабатываются в ПФР, и для работника создается его личное досье в электронном виде. Сведения из данной базы будут в дальнейшем, наряду с бумажными документами, использоваться при исчислении страхового стажа для начисления пенсии.
Учет ведется по номерам СНИЛС, используемым в настоящее время для идентификации пенсионеров при перечислении страховых взносов и определении заработанного стажа. Единственное действие, которое потребуется от работника для перехода на новую форму документа – предоставление письменного согласия в виде поданного заявления. Но это относится только к тем, у кого бумажные бланки уже были заведены.
Важно! Работникам, не согласным с вводом электронной формы документа, необходимо подать заявление о сохранении прежней трудовой книжки. Кадровая служба предприятия продолжит вести бумажный бланк.
Примерный образец заявления:
Сведения, отображаемые в электронном документе
При электронном документообороте, в досье каждого работника сохраняется информация, аналогичная прежнему бланку трудовой книжки.
Предусмотрено внесение следующих сведений:
- места трудоустройства;
- периода занятости на каждом рабочем месте;
- занимаемой должности или профессии;
- присвоенного квалификационного разряда или категории;
- дат заключения и разрыва трудового договора, перехода с одного места работы на другое;
- оснований, по которым были прекращены отношения с работодателем.
ПФР будет аккумулировать информацию, полученную от предприятий, внося соответствующие дополнения и коррективы в электронное досье. В отличие от бумажного документа, электронная форма не содержит сведений о поощрениях и награждениях.
Способы ознакомления с электронной формой документа
Новый порядок для пенсионеров и граждан, не достигших пенсионного возраста, не представляет проблем для получения информации по страховому стажу.
Работник сможет ознакомиться с данными, внесенными в электронную базу, следующим образом:
- воспользовавшись порталом Госуслуги;
- через МФЦ;
- посредством специального мобильного приложения;
- в созданном личном кабинете на сайте Пенсионного фонда.
Для создания личного кабинета потребуется предварительная регистрация и подтверждение личности на портале Госуслуги. Для тех, кто уже зарегистрирован в указанной базе, достаточно войти на сайт ПФР, используя собственный логин и введя пароль.
Обратите внимание! Сведения можно получить в распечатанном виде, если обратиться с соответствующим заявлением в любое отделение ПФР или МФЦ. Данные также может предоставить администрация предприятия по прежнему или текущему месту работы.
Порядок предъявления электронного документа
Если гражданин поступает на новое место работы, сведения о трудовом стаже подаются работодателю в распечатанном виде или на электронном носителе с цифровой подписью.
Электронную трудовую книжку или бумажную выписку из нее могут потребовать в отделении Пенсионного фонда при выходе на пенсию. Вместо новой формы документа, допускается предоставлять книжку на бумажном бланке, заведенном ранее.
Система электронного документооборота в пенсионной сфере еще только начинает функционировать. С большой долей вероятности, формат внесения сведений предстоит совершенствовать в дальнейшем. Поэтому некоторое время работнику при приеме на работу будет достаточно предоставления бумажной трудовой книжки.
Преимущества электронного формата
Нужна ли электронная трудовая книжка пенсионеру, каждый должен решать сам. Для уже работающих граждан переход носит добровольный характер.
Новая форма обладает следующими преимуществами перед старой:
- удобством и быстротой доступа к данным с централизованной формой их хранения;
- минимизацией внесения неправильных, недостоверных и ошибочных сведений о местах и периодах работы;
- расширением возможностей для трудоустройства в удаленном режиме;
- упрощением документооборота для работодателей – снижается нагрузка на персонал, отвечающий за учет бумажных документов;
- возможностью дистанционного оформления пенсии, без необходимости дополнительного предоставления бумажных документов;
- высоким уровнем защиты персональных данных и обеспечением сохранности информации.
Работнику не потребуется беспокоиться относительно сохранности документов, подтверждающих трудоустройство и сборе сведений о занятости при оформлении пенсии. Вся информация о трудовой деятельности будет централизованно храниться в базах данных Пенсионного фонда и использоваться в случае необходимости.
Хотя бумажный вариант документа сохраняется, в дальнейшем ведение электронного формата будет производиться для всех работающих.
